Cunoști scenariul: ajungi la sfârșitul unei ședințe sau la sfârșitul unui proiect și-ți spui: „Asta a fost o totală pierdere de timp!” Înfricoșătoare este frecvența cu care eu și cu tine ajungem să rostim așa ceva. Așadar: cum eliminăm, ca lideri, lucrurile care sunt o pierdere de timp pentru noi? Cred că cea mai bună cale este să scoatem din calcul lucrurile inutile în mod categoric. Cum să faci asta? Privește la tiparele pe care le vezi în viața ta în ce privește risipirea timpului și decide că nu vei mai risipi timpul! Elementul-cheie este să identifici corect care este acel „ceva”.
Iată mai jos 5 lucruri care sunt o totală pierdere de timp pentru orice lider:
1. Îngrijorarea.
Așa de mulți lideri se luptă cu îngrijorarea. Este de înțeles că lideri au multe lucruri pentru care s-ar putea îngrijora. Conducerea poate fi un izvor nesecat de probleme și îngrijorare. Este o mare diferență între a te gândi la o problemă și a te îngrijora din cauza unei probleme. Gândirea la o problemă te conduce spre o soluție. Îngrijorarea pentru o problemă te duce către nicăieri. În plus, mare parte din ceea ce te face să fii îngrijorat nu se va petrece niciodată. Un filosof francez din secolul al XVI-lea, Michel de Montaigne, scria: „Viața mea a fost plină de întâmplări nefericite, dintre care cele mai multe nu au avut niciodată loc”. Liderii ar trebui să se gândească la probleme, dar să nu se îngrijoreze din cauza lor. Dacă ești blocat în îngrijorare, cum ieși de acolo? Deși nu sunt un „îngrijorător” înnăscut, atunci când mi se mai întâmplă să fiu atacat de îngrijorare, iată ce m-a ajutat: să dau voie logicii să învingă sentimentele. Dacă asta nu funcționează, prezint îngrijorarea mea unui grup de lideri de încredere, detaliez problema și aștept sfaturile lor. Îngrijorările urăsc lumina zilei! Din moment ce am gândit problema logic, apoi am și împărtășit-o cu alții, mai fac un lucru: mă concentrez asupra a ceea ce știu că este adevărat, nu asupra a ceea ce simt că este adevărat. În vremuri de îngrijorare, sentimentele îți sunt dușmani. Logica sănătoasă și comunitatea îți sunt prieteni.
2. Întâlniri cu oameni care nu au nevoie să se întâlnească chiar cu tine.
Când cineva îți cere să vă întâlniți, intuiesc că răspunsul standard pe care vrei să îl oferi este: Da! La fel este și în cazul meu. Dar gândește puțin mai departe. Pe măsură ce biserica ta (sau organizația ta) va crește, înseamnă că vei ajunge să petreci toată săptămâna (în fiecare săptămână) doar întâlnindu-te cu oameni. O parte dintre ei nu aveau chiar nevoie de o întâlnire, iar cei mai mulți nu aveau nevoie să se întâlnească chiar cu tine în mod particular. Dacă decizi cu cine este nevoie să te întâlnești înainte de a primi invitația te ajută. Eu mă întâlnesc cu oameni? Da, însă doar după ce oamenii-cheie au primit din timpul meu timpul de care au ei nevoie și după ce prioritățile mele au fost acoperite. Asta înseamnă că sunt nevoit să refuz întâlniri des (încă îmi displace lucrul acesta, dar este necesar). În timp ce ar putea să sune dur, gândul acesta este eliberator și folositor pentru a fi mai productiv. În plus, biserica sau organizația ta va fi mai sănătoasă pentru a crește. Poți învăța să refuzi într-un mod politicos.
3. Gestionarea în detaliu a unor lucruri care nu au nevoie de gestionare.
Perioada de început este extraordinară și solicitantă în orice lucrare. Când începi ceva nou, totul se petrece cu maximă intensitate. Simplul fapt că reușești să ajungi la următorul weekend sau la următoarea piatră de hotar este o victorie. Nu ai timp de administrare și organizare, pentru că ești prea ocupat să creezi lucruri noi. Dar, în cele din urmă, orice organizație iese din faza de început/lansare. Ceea ce înseamnă că ai mai mult timp pentru administrare. Foarte mulți lideri ajung nu doar să administreze lucrarea, ci să exagereze cu administrarea. Un management bun aduce valoare. Supra-managementul inhibă valoarea (și viața) dintr-o organizație. Știți acele întâlniri unde consumi o veșnicie vorbind despre ceva care nu merita mai mult de 5 minute? Acelea sunt exemple de prea mult management, prea în detaliu. Oprește-te din așa ceva!
Dacă poți organiza ceva în 5 minute, organizează în 5 minute, nu în 50! Ce ar trebui să faci cu restul timpului? Creează ceva nou care va conduce biserica / organizația ta către oportunități noi. Începe să conduci! Oprește-te din a gestiona lucruri care se pot rezolva singure în timp. Supra-managementul, că tot veni vorba, este unul dintre motivele pentru care multe organizații se plafonează. Conducerea construiește ceva nou. Managementul organizează ce este deja construit. Așadar, mergi și construiește ceva nou!
4. Emailuri sau comunicări ineficiente.
Este uimitor câte ore în fiecare zi dispar prin faptul că răspundem la niște emailuri/comunicări fără sens. Cum știi că un mesaj este fără sens? Grozavă întrebare! Gândește-te la ultima oară când ai fost în concediu și ai setat un răspuns automat pentru mesaje. Da, puteau fi 700 de mesaje care te așteptau când te-ai întors. Dar după ce le-ai luat la rând timp de o oră, ți-ai dat seama că nu trebuia să răspunzi decât la 10-20% dintre ele. Adevărat? Lumea s-a mișcat înainte și fără tine. De ce să nu faci din această mișcare o realitate a fiecărei zile? Iată niște sfaturi despre cum să faci ca mesajele să nu mai fie o așa pierdere de timp:
– Citește în diagonală și scrie un răspuns doar dacă poți adăuga valoare la conversația citită.
– Elimină categoria „reply – all” din emailuri, dacă nu este absolut necesar să faci altfel.
– Mută conversațiile scrise în întâlniri față-în-față. În loc să răspunzi la 90 de mesaje pe un anumit subiect, poți clarifica chestiunea în 9 minute dintr-o întâlnire fizică.
– Răspunde la mesaje lungi folosind replici scurte (acest lucru aduce aproape întotdeauna o conversație scăpată de sub control înapoi la linia sănătoasă). Nimeni nu va primi „puncte” în rai dacă va spune: „Am răspuns la mesaje toată ziua”. Lasă ca acele mesaje care aduc o dezvoltare a misiunii să-ți capteze atenția. Micșorează timpul petrecut cu orice altceva.
5. Să muncești atunci când ești epuizat.
Mulți dintre noi avem mai mult control asupra vieților noastre decât ne dăm seama. Dacă lucrezi la un birou și nu ai un program fix, îți poți controla fluxul de lucru. Când ești obosit, ieși la o plimbare pe afară. Sau bucură-te de un pui de somn. Sau încheie activitatea pentru acea zi și du-te acasă. Desigur, uneori este nevoie să faci efort, să „tragi de tine” și să-ți depășești limitele. Dar prea mulți lideri încearcă să facă așa ceva în fiecare zi, apoi ajung la ședințe epuizați; muncesc, deși sunt epuizați; și merg acasă epuizați. Oprește-te din a mai face așa ceva! De ce?
Creierul tău nu funcționează corespunzător când ești obosit până la epuizare. Ceva ce ți-a luat 3 ore la 7 seara ți-ar fi putut lua doar 30 de minute la 7 dimineața, după ce te-ai fi odihnit dormind 8 ore. Acea problemă pe care n-ai reușit să o rezolvi toată ziua de ieri s-a rezolvat singură în mintea ta când ai mers la o plimbare cu bicicleta sau pe jos. Data viitoare când te vei găsi blocat în fața ecranului gol de la computer, mergi acasă și întoarce-te când vei fi înviorat. Un ingredient-cheie este somnul. Adu-ți aminte: Un „tu” odihnit este un „tu” mai bun. Nu te duce la muncă oricum. Adu tot ce este mai bun la lucru. În marile organizații, nimeni nu este plătit doar că se prezintă la lucru.
Ce alte lucruri credeți că putem face pentru a elimina „pierderile de timp” și a fi mai productivi în activitatea de conducere?
Articol scris de Carey Nieuwhof și tradus de Lucian Rotaru
Iată mai jos 5 lucruri care sunt o totală pierdere de timp pentru orice lider:
1. Îngrijorarea.
Așa de mulți lideri se luptă cu îngrijorarea. Este de înțeles că lideri au multe lucruri pentru care s-ar putea îngrijora. Conducerea poate fi un izvor nesecat de probleme și îngrijorare. Este o mare diferență între a te gândi la o problemă și a te îngrijora din cauza unei probleme. Gândirea la o problemă te conduce spre o soluție. Îngrijorarea pentru o problemă te duce către nicăieri. În plus, mare parte din ceea ce te face să fii îngrijorat nu se va petrece niciodată. Un filosof francez din secolul al XVI-lea, Michel de Montaigne, scria: „Viața mea a fost plină de întâmplări nefericite, dintre care cele mai multe nu au avut niciodată loc”. Liderii ar trebui să se gândească la probleme, dar să nu se îngrijoreze din cauza lor. Dacă ești blocat în îngrijorare, cum ieși de acolo? Deși nu sunt un „îngrijorător” înnăscut, atunci când mi se mai întâmplă să fiu atacat de îngrijorare, iată ce m-a ajutat: să dau voie logicii să învingă sentimentele. Dacă asta nu funcționează, prezint îngrijorarea mea unui grup de lideri de încredere, detaliez problema și aștept sfaturile lor. Îngrijorările urăsc lumina zilei! Din moment ce am gândit problema logic, apoi am și împărtășit-o cu alții, mai fac un lucru: mă concentrez asupra a ceea ce știu că este adevărat, nu asupra a ceea ce simt că este adevărat. În vremuri de îngrijorare, sentimentele îți sunt dușmani. Logica sănătoasă și comunitatea îți sunt prieteni.
2. Întâlniri cu oameni care nu au nevoie să se întâlnească chiar cu tine.
Când cineva îți cere să vă întâlniți, intuiesc că răspunsul standard pe care vrei să îl oferi este: Da! La fel este și în cazul meu. Dar gândește puțin mai departe. Pe măsură ce biserica ta (sau organizația ta) va crește, înseamnă că vei ajunge să petreci toată săptămâna (în fiecare săptămână) doar întâlnindu-te cu oameni. O parte dintre ei nu aveau chiar nevoie de o întâlnire, iar cei mai mulți nu aveau nevoie să se întâlnească chiar cu tine în mod particular. Dacă decizi cu cine este nevoie să te întâlnești înainte de a primi invitația te ajută. Eu mă întâlnesc cu oameni? Da, însă doar după ce oamenii-cheie au primit din timpul meu timpul de care au ei nevoie și după ce prioritățile mele au fost acoperite. Asta înseamnă că sunt nevoit să refuz întâlniri des (încă îmi displace lucrul acesta, dar este necesar). În timp ce ar putea să sune dur, gândul acesta este eliberator și folositor pentru a fi mai productiv. În plus, biserica sau organizația ta va fi mai sănătoasă pentru a crește. Poți învăța să refuzi într-un mod politicos.
3. Gestionarea în detaliu a unor lucruri care nu au nevoie de gestionare.
Perioada de început este extraordinară și solicitantă în orice lucrare. Când începi ceva nou, totul se petrece cu maximă intensitate. Simplul fapt că reușești să ajungi la următorul weekend sau la următoarea piatră de hotar este o victorie. Nu ai timp de administrare și organizare, pentru că ești prea ocupat să creezi lucruri noi. Dar, în cele din urmă, orice organizație iese din faza de început/lansare. Ceea ce înseamnă că ai mai mult timp pentru administrare. Foarte mulți lideri ajung nu doar să administreze lucrarea, ci să exagereze cu administrarea. Un management bun aduce valoare. Supra-managementul inhibă valoarea (și viața) dintr-o organizație. Știți acele întâlniri unde consumi o veșnicie vorbind despre ceva care nu merita mai mult de 5 minute? Acelea sunt exemple de prea mult management, prea în detaliu. Oprește-te din așa ceva!
Dacă poți organiza ceva în 5 minute, organizează în 5 minute, nu în 50! Ce ar trebui să faci cu restul timpului? Creează ceva nou care va conduce biserica / organizația ta către oportunități noi. Începe să conduci! Oprește-te din a gestiona lucruri care se pot rezolva singure în timp. Supra-managementul, că tot veni vorba, este unul dintre motivele pentru care multe organizații se plafonează. Conducerea construiește ceva nou. Managementul organizează ce este deja construit. Așadar, mergi și construiește ceva nou!
4. Emailuri sau comunicări ineficiente.
Este uimitor câte ore în fiecare zi dispar prin faptul că răspundem la niște emailuri/comunicări fără sens. Cum știi că un mesaj este fără sens? Grozavă întrebare! Gândește-te la ultima oară când ai fost în concediu și ai setat un răspuns automat pentru mesaje. Da, puteau fi 700 de mesaje care te așteptau când te-ai întors. Dar după ce le-ai luat la rând timp de o oră, ți-ai dat seama că nu trebuia să răspunzi decât la 10-20% dintre ele. Adevărat? Lumea s-a mișcat înainte și fără tine. De ce să nu faci din această mișcare o realitate a fiecărei zile? Iată niște sfaturi despre cum să faci ca mesajele să nu mai fie o așa pierdere de timp:
– Citește în diagonală și scrie un răspuns doar dacă poți adăuga valoare la conversația citită.
– Elimină categoria „reply – all” din emailuri, dacă nu este absolut necesar să faci altfel.
– Mută conversațiile scrise în întâlniri față-în-față. În loc să răspunzi la 90 de mesaje pe un anumit subiect, poți clarifica chestiunea în 9 minute dintr-o întâlnire fizică.
– Răspunde la mesaje lungi folosind replici scurte (acest lucru aduce aproape întotdeauna o conversație scăpată de sub control înapoi la linia sănătoasă). Nimeni nu va primi „puncte” în rai dacă va spune: „Am răspuns la mesaje toată ziua”. Lasă ca acele mesaje care aduc o dezvoltare a misiunii să-ți capteze atenția. Micșorează timpul petrecut cu orice altceva.
5. Să muncești atunci când ești epuizat.
Mulți dintre noi avem mai mult control asupra vieților noastre decât ne dăm seama. Dacă lucrezi la un birou și nu ai un program fix, îți poți controla fluxul de lucru. Când ești obosit, ieși la o plimbare pe afară. Sau bucură-te de un pui de somn. Sau încheie activitatea pentru acea zi și du-te acasă. Desigur, uneori este nevoie să faci efort, să „tragi de tine” și să-ți depășești limitele. Dar prea mulți lideri încearcă să facă așa ceva în fiecare zi, apoi ajung la ședințe epuizați; muncesc, deși sunt epuizați; și merg acasă epuizați. Oprește-te din a mai face așa ceva! De ce?
Creierul tău nu funcționează corespunzător când ești obosit până la epuizare. Ceva ce ți-a luat 3 ore la 7 seara ți-ar fi putut lua doar 30 de minute la 7 dimineața, după ce te-ai fi odihnit dormind 8 ore. Acea problemă pe care n-ai reușit să o rezolvi toată ziua de ieri s-a rezolvat singură în mintea ta când ai mers la o plimbare cu bicicleta sau pe jos. Data viitoare când te vei găsi blocat în fața ecranului gol de la computer, mergi acasă și întoarce-te când vei fi înviorat. Un ingredient-cheie este somnul. Adu-ți aminte: Un „tu” odihnit este un „tu” mai bun. Nu te duce la muncă oricum. Adu tot ce este mai bun la lucru. În marile organizații, nimeni nu este plătit doar că se prezintă la lucru.
Ce alte lucruri credeți că putem face pentru a elimina „pierderile de timp” și a fi mai productivi în activitatea de conducere?
Articol scris de Carey Nieuwhof și tradus de Lucian Rotaru